ELABORAR GRAFICOS EN EXCEL

La elaboración de gráficos es muy común en una empresa, instituto o universidad, debido a que puede representar los datos de una manera más visible, presentable y formal. 

Considero que es muy útil y vital, para presentar un informe al jefe, mostrar los resultados del equipo a nuestros empleados o presentar un trabajo en la universidad. En lo personal también se pueden usar gráficos para llevar las cuentas personales, nuestros propios gastos y de esta manera poder darle una mejor lectura o interpretación.

A continuación voy a enseñar los pasos para poder elaborar un gráfico en barra:

• Se tiene una tabla con datos los cuales se extraerán los datos para elaborar el gráfico:

• Seleccionamos el cuadro completo, vamos a la ficha INSERTAR, seleccionar la ficha columna, y escogemos el modelo de gráfico que deseamos utilizar, para este caso yo escogí el formato 2D: 

• Una vez seleccionado el estilo del gráfico, nos aparece el gráfico en el documento excel, listo para ser configurado según lo que se desee mostrar:

• Hacer click derecho en el gráfico, escoger la opción "seleccionar datos", en el cuadro que aparece vamos a la columna derecha y editamos, seleccionamos los años para que el gráfico muestre los datos por cada año, luego en la columna derecha eliminamos año para que no se repita el dato:

• En mi caso deseo que las leyendas de datos se muestren en la parte inferior para que las barras tengan mas espacios, así que le doy click derecho a la leyenda, selecciono la opcion "dar formato", escojo la opción "inferior". Luego deseo insertar un titulo, seleccionando el gráfico, voy a la ficha PRESENTACION y escojo "titulo del gráfico" y escribo mi título, finalmente el gráfico queda de la siguiente manera:

Podemos hacer mas cosas, pero esto ya queda a gusto de cada persona, se puede agregar etiqueta de datos, cambiar de color, de tamaño de letra, poner fondo etc.

Comparto un video para ver el paso a paso y otros tipos de gráficos:

MACROS

Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Es una grabación de la acción que se realiza en el excel para poder ahorrarnos tiempo en procesos que hacemos en repetidas ocasiones, por ejemplo, esto puede servir de gran ayuda para el trabajo en oficina ya que si siempre realizamos un reporte o un informe en un mismo formato, podemos grabar las acciones que hacemos para el formato y así cada vez que lo volvamos a hacer, bastaría con apretar el botón de la macro para que se pueda realizar la acción.

A continuación los pasos para elaborar una macro:

1- Tenemos el excel con los datos en bruto, sin formatear. Lo que hacemos es ir a la ficha PROGRAMADOR, escoger la opción GRABAR MACRO, escogemos el nombre de la macro y damos aceptar.

2- Luego de darle aceptar, el excel ya empieza a grabar todas las acciones que vamos a realizar, podemos darle el formato que siempre usamos y al final seleccionamos DETENER GRABACION:

3- En este caso hemos hecho un formato simple para el ejemplo, pero lo pueden personalizar como ustedes gusten o necesiten. Una vez que finalizan la grabación, pueden ir a la ficha PROGRAMADOR, VER MACROS y aparecerá el nombre de la macro creada, de esta manera cada vez que quieran darle ese formato a su reporte basrará con activar la macro.

Aquí un video con el ejemplo de como realizar la macro paso a paso

TABLAS DINÁMICAS

El uso de la tabla dinámica es muy importante y frecuente en las empresas, pues estas te permiten realizar cuadros de resumen, en datos grandes, que con filtros simples nos demoraríamos mucho tiempo.

Hoy en día muchas empresas aplican en su proceso de evaluación el dominio del excel para la contratación de su personal, y dentro de las funciones del excel la tabla dinámica es fundamental.

A continuación los pasos para poder crear una tabla diámica:

1.- seleccionar los datos que se desea ingresar en la tabla dinámica.

2.- vamos a la ficha INSERTAR seleccionamos TABLA DINÁMICA y damos ACEPTAR al cuadro que aparezca

3.- vamos a obtener en una pestaña adicional hacía la derecha en la parte superior, la lista de encabezados que contenía el cuadro seleccionado al hacer la tabla dinámica, y en parte inferior, un esquema de 04 cuadros para poder ordenas los datos que deseo mostrar en la tabla dinámica.

4.- como ejemplo voy a pedirle a la tabla dinámica que me muestre cuantas llamadas se recibieron por cada hora y que identifique en que fecha fueron. Para ello la cabecera FECHA la arrastro hacia ETIQUETA DE COLUMNA (para que me muestre por columna las fechas), la cabecera HORA la arrastro hacia ETIQUETA DE FILA (para que me muestre por filas cada intervalo de hora), y la cabecera RECIBIDAS la llevo hacia VALORES con la configuración predeterminada en suma (para que sume cuantas llamadas se recibieron por cada hora e identificado por fecha).

Esto lo podemos variar de acuerdo a nuestra necesidad, aquí les comparto un link para que puedan ver un video con ejemplos y puedan practicar.
https://www.youtube.com/watch?v=UYeBw9mkrNI

El uso del excel en la empresa

Decidí crear este blogg para hablar de este programa el cual la mayoría de personas, por no decir todos, que hacemos trabajo de oficina utilizamos, creo que es una herramienta fundamental que nos facilita el trabajo, en mi caso, trabajo como analista de gestión en el rubro de call center y lo uso para poder llevar control del personal que trabaja en mi área, su productividad, conexiones, así como la elaboración de facturas y reportes hacia nuestro cliente.

El excel se puede combinar con otros programas como el Access para agilizar el proceso de datos y elaboración de reportes.

Me gustaría poder compartirles algunas funciones mas utilizadas y explicar el uso correcto de ellas. por ejemplo podríamos iniciar con la opción buscarv, la cual sirve para encontrar un dato deseado a través de un dato en común en una base de datos grande, esto lo podemos hacer manualmente, pero cuando tienes que encontrar varios datos como por ejemplo 1000, seria tedioso buscarlo de uno en uno, ahí es que usamos esta formula, en algunas pc (según la configuración), podemos ubicar la función como consultav. la aplicación seria la siguiente: =CONSULTAV(F37,C:D,2,0)

F37= dato en común que se servirá para encontrar el dato buscado

C:D= rango de columnas donde voy a buscar el dato que se requiere

2= número de columna donde se encuentra el dato buscado

0= pedir que la coincidencia sea exacta

Espero les pueda servir y veremos mas funciones en las siguientes publicaciones.