USANDO LA FUNCIÓN SI

La función "Si" en excel es una fórmula que nos facilitará las cosas cuando necesitemos dar cierta condición a alguna celda con contenido dentro, puede hacer cálculos arrojando el resultado que nosotros le ordenemos.

Por ejemplo, se tiene un enunciado con los nombres de un grupo de personas, su sueldo y el tiempo de servicio que llevan en su empresa. y con estos datos gerencia plantea darles algunos incentivos como un plus a su sueldo básico y un premio por antigüedad, para ello se elaboran los siguientes cuadros:

En el primer cuadro hay que calcular el plus adicional que debe recibir cada trabajador, pero para ello se establece una condición, nos indican que si el sueldo del trabajador es menor a 1000 se le dará el 10% de su sueldo, caso contrario recibirá el 5% de su sueldo.
En este caso debemos usar la función "Si" en excel ya que le vamos poder dar la condición y detallar los resultados que quiero mostrar en caso se cumpla la condición:

Como se aprecia en la fórmula, queda de esta forma: =SI(B6<1000,B6*0.1,B6*0.05)

B6 es la celda donde se encuentra el sueldo y lo estamos condicionando a que sea menor que 1000, si esta condición se cumple entonces la celda B6 multiplicará por 0.10 para obtener el resultado del 10%, caso contrario, que no se cumpla la condición inicial, la celda B6 multplicará por 0.05 para obtener el 5% del resultado, de esta manera se cumple con la condición dada por generencia

En el segundo cuadro se detalla otra condición dada por la gerencia de la empresa, donde se premiará por antigüedad al trabajador, si su tiempo de servicio es de 5 años a más se le dará un reloj de oro, caso contrario recibirá una cámara fotográfica.

Aquí tambien aplicamos la función "Si", donde la condición es que la celda C17 que equivale al tiempo de servicio sea mayor a 5, si esa condición se cumple, nos debe mostrar el mensaje "reloj de oro", cuando queremos que un mensaje en texto aparezca como resultado debemos cerrarlo entre comillas.

Aquí dejo un video para que puedan verlo en linea:

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional es una herramienta del excel que nos ayuda a tener una mejor visualización de datos, resaltando o dándole un formato distinto a ciertas celdas que contengan características específicas, para que así tenga una mejor identificación e interpretación sobre el resto de datos. Por ejemplo si tengo un base de datos grande y donde me muestren las edades de los empleados, y quiero diferenciar a los que son mayores de 40 años, en ese caso podríamos usar un formato condicional donde podemos indicarle al excel que determine un cierto formato para las edades mayores a 40 años.

Hay muchas formas de dar un formato condicional, como la situación que se ha detallado, en este caso haremos un ejemplo con una base de datos de un call center, donde se verifican varios indicadores, pero gerencia nos pide identificar los tramos donde se recibieron mas de 10 llamadas, en ese caso hacemos los siguientes pasos:

1- Abrimos el archivo donde tenga los datos que vamos a formatear

2- Selecciones el rango de celdas donde vamos a aplicar el formato condicional

3- Nos dirigimos a la ficha INICIO - FORMATO CONDICIONAL, escogemos la opción RESALTAR REGLAS DE CELDAS - ES MAYOR QUE

4- Aparecerá un cuadro donde vamos a ingresar el valor 10, ya que deseamos que se resalten las celdas que tengan el valor mayor a 10, luego personalizamos la forma de como quiero que se formatee esa celda y damos aceptar.

5- Como resultado podemos observar que las celdas con un valor mayor a 10 se resaltan, para este caso, de fondo amarillo, con letra roja.

Dejo un video donde se pueden ver mas formas de aplicar este formato condicional.

CAMPO CALCULADO EN TABLA DINAMICA

Sabemos que una tabla dinámica nos facilita el trabajo cuando tenemos datos grandes y lo queremos resumir en una tabla o informe, pero a veces nos pasa que cuando hacemos una tabla dinámica hay un campo que queremos calcular ya que no existe en los datos de origen, es ahí que podemos usar la opción de "campo calculado", esta permite sobre la tabla dinámica creada realizar un calculo entre campos ya existentes para dar origen a un nuevo campo con dicha fórmula.

En el siguiente ejemplo vemos una datos originales de una empresa de call center que indica cuantas llamadas se recibieron y se atendieron por cada intervalo de 30 minutos, pero el cliente pide que en este informe se le muestra las llamadas que no se atendieron, es decir las llamadas abandonadas, veamos los pasos a seguir:

1- Tenemos los datos originales donde nos muestra la fecha, el intervalo, las llamadas recibidas y las atendidas, pero no aparecen las abandonadas:

2- Seleccionamos los datos originales, vamos al menú del excel, ficha insertar, tabla dinámica, y aceptamos en el cuadro que nos aparece:

3- Luego de aceptar, nos aparecerá en una pestaña nueva del excel la tabla creada, escogemos los campos tal como lo deseamos configurar, para este caso, los valores son las llamadas atendidas y recibidas:

4- Una vez que tenemos los campos configurados, seleccionamos la tabla dinámica y aparecerán dos nuevas opciones en el menú de opciones del excel: Opciones y Diseño.

Nos vamos a opciones, seleccionamos la ficha "Cálculos", "campos y elementos" y "campo calculado":

5- Nos aparece el cuadro donde vamos a configurar nuestro nuevo campo calculado, en el primer cuadro colocamos el nombre del nuevo campo, en el segundo colocamos la fórmula, para este caso restamos las llamadas recibidas menos las atendidas y aceptamos:

6- Finalmente vemos que apareció una nueva columna en la tabla dinámica:

También dejo un vídeo para una mejor ayuda: